Parallel aan de explosieve groei van dataopslagcapaciteit in de vorm van SAN en NAS systemen, zien we ook de groei van E-mailservers en de?opslag van bestanden. Een belangrijk kenmerk van deze data is dat deze snel verouderd raken en bijna niet meer worden bekeken of gewijzigd. Vaak wordt?van deze data toch nog elke nacht een Backup gemaakt. Het archiveren van deze data heeft als voordeel dat de backupwindow kleiner wordt, inactieve data kan worden opgeslagen op goedkopere storage en de gebruiker kan,?door de intelligente archiveringssoftware,?data ook na langere tijd gewoon inzien. Voor de gebruikers is het transparant door de integratie met de E-mailclient of Windows verkenner.

Email-/Filearchivering is dus een steeds belangrijker thema en wordt om de volgende redenen toegepast:
• Wettelijke regelgeving: onder andere vanuit de Belastingdienst is
het noodzakelijk om relevante documenten 7 jaar lang te bewaren.
• Ook E-mail bevat steeds meer bedrijfskritische en juridische documenten.
• Ontlasten van de E-Mail Server: 80% van de e-mail op de
E-Mail server is ‘inactief’ en wordt bijna nooit meer gebruikt. Al
deze email zorgt voor onnodige belasting van de E-Mail server.
• Ontlasten van de Backupvoorziening: Ontdubbelen van data, veel documenten en E-Mail worden dubbel bewaard en opgeslagen.
• Het beheren van alle bedrijfsemail: de Exchange server is niet
ingericht als backup en archief system. En standard backup
systemen (tape/DVD) zijn niet doorzoekbaar.

Een van de belangrijkste voordelen van de archiveringsoplossing is dat het volledig
transparant is voor de gebruikers: vanuit bijvoorbeeld de Outlook Client (ook Web Access Client) wordt tegelijkertijd gezocht in de Exchange Server,PST-file(s) en de fileservers. Met een druk op de knop kan de originele e-mail inclusief bijlagen uit het archief worden opgevraagd.

Voor beheerders zijn er diverse voordelen: onder andere kan de hoeveelheid data in de Exchange Server drastisch verminderd worden hetgeen de performance ten goede komt. Daarnaast kan de oplossing automatisch PST-files op lokale PC’s en notebooks vinden en archiveren zonder dat de gebruiker daar iets van merkt. Een ander belangrijk kenmerk is dat via uitgebreide zoekcriteria e-mail en bestanden teruggevonden kan worden ook al is die data al jaren gearchiveerd. Bijvoorbeeld alle e-mail tussen medewerker "Jansen" en bedrijf "Avensus" in de periode januari 2010 tot heden met trefwoorden ‘omzet ’ en ‘2011’.